کارگروه همایش شرکت بازرسی و کنترل مالی به عنوان یک واحد تخصصی درون سازمانی، مسئول برنامه‌ریزی، هماهنگی و اجرای همایش‌ها، سمینارها، و کنفرانس‌ها است. این کارگروه به‌طور خاص برای برگزاری رویدادهایی که می‌توانند به توسعه دانش، تبادل تجربیات و ارتقای اعتبار علمی و حرفه‌ای شرکت کمک کنند، تشکیل می‌شود. همایش‌ها می‌توانند فرصت مناسبی برای معرفی دستاوردهای علمی، تجربیات عملی، و تقویت روابط با مشتریان و همکاران باشند.
اهداف کارگروه همایش
- ارتقای جایگاه علمی و حرفه‌ای شرکت:
• برگزاری همایش‌ها و رویدادهای علمی با حضور کارشناسان و متخصصان داخلی و بین‌المللی برای ارتقای سطح علمی شرکت.
• نمایش توانمندی‌ها و دستاوردهای شرکت در زمینه بازرسی و کنترل مالی به عموم و سایر سازمان‌ها. - شبکه‌سازی و تبادل تجربیات:
• ایجاد فرصت‌هایی برای ارتباط و همکاری با سایر شرکت‌ها، مؤسسات تحقیقاتی، دانشگاه‌ها، و نهادهای دولتی و خصوصی.
• تبادل تجربیات و اطلاعات با متخصصان و کارشناسان در زمینه‌های مختلف مالی، حسابرسی، مالیات و ریسک. - آگاهی‌بخشی و آموزش به مخاطبان:
• برگزاری کارگاه‌ها، سخنرانی‌ها و پنل‌های تخصصی با هدف ارتقای دانش و آگاهی شرکت‌کنندگان در حوزه‌های مالی، حسابرسی و مدیریت ریسک.
• آموزش تغییرات جدید در قوانین مالیاتی، مالی و حسابداری و تأثیر آن‌ها بر عملکرد سازمان‌ها و شرکت‌ها. - ایجاد برندینگ و تبلیغ برای شرکت:
• تقویت برند و شهرت شرکت در میان مخاطبان و ذینفعان از طریق برگزاری همایش‌ها و رویدادهای معتبر.
• جذب توجه رسانه‌ها، سرمایه‌گذاران، و مشتریان بالقوه به خدمات و دستاوردهای شرکت.
وظایف کارگروه همایش
- برنامه‌ریزی و هماهنگی همایش‌ها:
• انتخاب موضوعات جذاب و مهم برای همایش‌ها و هماهنگی با سخنرانان، اساتید و کارشناسان برجسته.
• برنامه‌ریزی زمان‌بندی دقیق و انتخاب محل برگزاری همایش (حضوری یا آنلاین). - انتخاب و دعوت از سخنرانان و کارشناسان:
• شناسایی و دعوت از سخنرانان داخلی و خارجی با تجربه و معتبر در حوزه‌های مختلف مالی و حسابرسی.
• هماهنگی با متخصصان برای برگزاری سخنرانی‌ها و پنل‌های تخصصی در همایش. - تبلیغات و اطلاع‌رسانی همایش:
• طراحی و انتشار فراخوان‌های عمومی و تبلیغات برای جذب شرکت‌کنندگان از طریق رسانه‌های اجتماعی، ایمیل‌ها، و وب‌سایت شرکت.
• جذب حامیان مالی و همکاری با نهادهای مختلف برای حمایت از برگزاری همایش‌ها. - مدیریت ثبت‌نام و حضور شرکت‌کنندگان:
• راه‌اندازی سیستم ثبت‌نام آنلاین برای همایش‌ها و پیگیری ثبت‌نام‌های شرکت‌کنندگان.
• مدیریت فرآیند حضور شرکت‌کنندگان، ارسال دعوت‌نامه‌ها و هماهنگی‌های مربوط به حضور در همایش. - هماهنگی امور اجرایی در روز همایش:
• نظارت بر کلیه امور اجرایی در روز همایش، از جمله ترتیب پذیرایی، نظارت بر سخنرانی‌ها و اطمینان از اجرای بدون مشکل برنامه‌ها.
• مدیریت ثبت‌نام، توزیع مواد آموزشی و پاسخ به سوالات شرکت‌کنندگان. - جمع‌آوری بازخورد و ارزیابی همایش:
• جمع‌آوری بازخورد از شرکت‌کنندگان برای ارزیابی کیفیت همایش و ارائه پیشنهادات برای بهبود همایش‌های آتی.
• تهیه گزارش‌های نهایی در مورد روند اجرایی، میزان رضایت شرکت‌کنندگان و دستاوردهای همایش.
ترکیب اعضای کارگروه همایش
- رئیس کارگروه همایش:
• مسئول هماهنگی کلیه فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری‌های کلیدی در مورد همایش‌ها.
• نظارت بر برنامه‌ریزی، اجرا و ارزیابی همایش‌ها. - دبیر علمی همایش:
• مسئول انتخاب موضوعات علمی و تخصصی برای همایش‌ها و هماهنگی با سخنرانان.
• تهیه محتوای علمی همایش و برنامه‌ریزی سخنرانی‌ها و پنل‌های تخصصی. - کارشناسان اجرایی و پشتیبانی:
• مسئول هماهنگی با تیم‌های اجرایی برای پیشبرد فرآیندهای ثبت‌نام، تبلیغات و خدمات پشتیبانی.
• نظارت بر امور تدارکات و ارائه خدمات به شرکت‌کنندگان در روز همایش. - کارشناسان روابط عمومی:
• مسئول تبلیغات، اطلاع‌رسانی و جذب رسانه‌ها برای پوشش خبری همایش.
• ایجاد و انتشار محتوای تبلیغاتی در رسانه‌های اجتماعی و دیگر کانال‌های ارتباطی. - مدیر مالی و حسابداری:
• مدیریت بودجه همایش و اطمینان از تخصیص منابع مالی به درستی.
• نظارت بر هزینه‌ها و گزارش‌دهی مالی همایش.
فرآیند برگزاری همایش
- برنامه‌ریزی اولیه:
• تعیین تاریخ، مکان و موضوع همایش و بررسی نیازهای اجرایی و مالی. - انتخاب سخنرانان و تدوین برنامه:
• دعوت از سخنرانان برجسته و تدوین برنامه علمی همایش. - تبلیغات و اطلاع‌رسانی:
• انتشار اطلاعات همایش در کانال‌های مختلف و دعوت از شرکت‌کنندگان. - اجرای همایش:
• برگزاری همایش طبق برنامه‌ریزی و نظارت بر تمامی جنبه‌های اجرایی. - جمع‌آوری بازخورد:
• دریافت نظرات و بازخوردهای شرکت‌کنندگان برای ارزیابی عملکرد همایش.
نتیجه‌گیری
کارگروه همایش شرکت بازرسی و کنترل مالی با هدف تقویت جایگاه علمی و حرفه‌ای شرکت، ایجاد فرصت‌های شبکه‌سازی و بهبود فرآیندهای آموزشی و پژوهشی، نقش مهمی در پیشبرد اهداف سازمان ایفا می‌کند. از طریق برگزاری همایش‌ها و کنفرانس‌های تخصصی، این کارگروه به توسعه روابط تجاری، جذب مخاطبان جدید و ارتقای دانش در حوزه‌های مختلف مالی کمک می‌کند